v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováváním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).
Univerzita Pardubice prostřednictvím svého účelového zařízení Správa kolejí a menzy nabízí pro své studenty, zaměstnance i veřejnost ubytování na kolejích a také stravování v menze.
1. Totožnost a kontaktní údaje správce osobních údajů a pověřence
Správcem osobních údajů podle tohoto souhlasu je Univerzita Pardubice, veřejná vysoká škola zřízená zákonem, IČO: 00216275, se sídlem Studentská 95, 532 10 Pardubice, Česká republika, https://www.upce.cz/.
Kontaktní údaje správce:
- telefon: +420 466 036 111,
- e-mail: podatelna@upce.cz,
- web: www.upce.cz,
- ID datové schránky: f5vj9hu.
Kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů:
- JUDr. Mgr. Adéla Nekvindová,
- telefon: 466 036 426,
- e-mail: dpo@upce.cz.
K poskytnutým osobním údajům má v rámci Univerzity Pardubice přístup omezený počet zaměstnanců Správy kolejí a menzy, u nichž přístup k poskytnutým osobním údajům vyplývá z jejich pracovního zařazení. Zaměstnanci, kteří se na zpracování vašich osobních údajů jakkoliv podílejí, jsou povinni zachovávat o nich mlčenlivost.
2. Kategorie zpracovávaných osobních údajů a zdroje osobních údajů
2.1 Ubytování na kolejích
Univerzita Pardubice zpracovává o hostech ubytovaných na kolejích Univerzity Pardubice osobní údaje, které jsou obsaženy ve smlouvě o ubytování, a dále osobní údaje obsažené v dokladu totožnosti, který ubytovaní hosté překládají na recepci při zahájení ubytování. Zdrojem zpracovávaných osobních údajů je host ubytovaný na kolejích.
Jedná se zejména o tyto kategorie osobních údajů:
- identifikační údaje (jméno, příjmení, případně tituly, rodné příjmení, datum narození, číslo občanského průkazu či cestovního dokladu, podpis, univerzitní NetID, atp.),
- kontaktní údaje (adresa místa trvalého pobytu či skutečného pobytu, adresa místa hlášeného pobytu v ČR v cizinců, ID datové schránky, e-mailová adresa, telefonní číslo atp.),
- ekonomické údaje (historie plateb, bankovní spojení),
- další (údaje vztahující se k průběhu ubytování (vzniklé škody, hlášené požadavky atp.).
2.2 Zákazníci menzy
Univerzita Pardubice dále zpracovává osobních údaje o zákaznících v menze, konkrétně osobní údaje o identifikaci zákazníka a jeho platební údaje. Zpracovávaní osobní údaje získává Univerzita Pardubice přímo od zákazníků menzy.
Jedná se zejména o tyto kategorie osobních údajů:
- identifikační údaje (jméno, příjmení, případně tituly, univerzitní NetID atp.),
- platební údaje (číslo účtu, informace o platebních transakcích),
- další (historie odebraných jídel).
3. Právní základ ke zpracování osobních údajů
Univerzita Pardubice zpracovává osobní údaje poskytnuté uchazeči o zaměstnání v souladu se zásadami podle čl. 5 GDPR a na základě těchto právních titulů:
- Plnění smlouvy
Právním základem v případě hostů kolejí je plnění smlouvy o ubytování, kterou každý host ubytovaný na kolejích Univerzity Pardubice s Univerzitou Pardubice, Správou kolejí a menzy, uzavírá. V případě zákazníků menzy jde rovněž o plnění smlouvy, konkrétně kupní smlouvy o prodeji hotových jídel, uzavírané konkludentně návštěvou menzy a odebráním jídla.
- Oprávněné zájmy správce
Na základě tohoto právního základu může probíhat zpracování osobních údajů za účelem uplatnění právních nároků v případě vzniku dluhu, vymáhání náhrady škody atp.
- Splnění právní povinnosti správce
- plnění smlouvy o ubytování, tj. poskytnutí ubytování,
Univerzita Pardubice musí v případě ubytování cizinců plnit oznamovací povinnosti vůči příslušnému útvaru cizinecké policie podle zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky a o
změně a doplnění některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o pobytu cizinců“).
4. Účely zpracování osobních údajů
Účely zpracování osobních údajů hostů ubytovaných na kolejích jsou tyto:
- vymáhání právních nároků v případě vzniku dluhu či škody,
- kontaktování za účelem vrácení případných přeplatků při skončení ubytování,
- plnění právní povinnosti ubytovatele podle zákona o pobytu cizinců.
Účely zpracování osobních údajů zákazníků menzy jsou tyto:
- plnění kupní smlouvy o odběru hotového jídla,
- vymáhání právních nároků v případě vzniku dluhu či škody,
- u studentů vrácení přeplatků na kontě v případě ukončení studia,
- počet odebraných jídel je dále podkladem pro výpočet příspěvku na stravování od zaměstnavatele (u zaměstnanců) a od MŠMT (u studentů).
5. Doba zpracování osobních údajů
Univerzita Pardubice zpracovává osobní údaje jen po nezbytně nutnou dobu, která se řídí účelem zpracování a je dána právními předpisy, případně skartační lhůtou pro příslušné zpracování ve Spisovém řádu Univerzity Pardubice.
V případě osobních údajů zpracovávaných Správou kolejí a menzy je skartační doba stanovena na 3 roky.
- Příjemci osobních údajů
Univerzita Pardubice předává osobní údaje ubytovaných hostů – cizinců, cizinecké policii podle zákona o pobytu cizinců.
- Poučení subjektu údajů a jeho práva
Ve vztahu ke zpracovávaným osobním údajům můžete na Univerzitě Pardubice uplatnit následující práva:
- právo na přístup k osobním údajům,
- právo na opravu,
- právo na výmaz (právo být zapomenut),
- právo na omezení zpracování,
- právo na přenositelnost osobních údajů,
- právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování,
- právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů,
- právo nebýt předmětem rozhodnutí založeném výhradně na automatizovaném zpracování osobních údajů.
Pro více informací o uplatnění práv viz Postup pro podání žádosti týkající se ochrany osobních údajů.
Uplatníte-li některé právo ve vztahu ke zpracovávaným osobním údajům, vyrozumíme Vás o vyřešení Vašeho požadavku bez zbytečného odkladu od doručení žádosti.
Místem pro uplatnění Vašich práv je pověřenec pro ochranu osobních údajů. Na pověřence se můžete obrátit prostřednictvím e-mailu na e-mailové adrese dpo@upce.cz nebo zaslat zprávu prostřednictvím datové schránky Univerzity Pardubice (ID datové schránky: f5vj9hu). Kontaktovat jej můžete také listinnou formou na poštovní adrese Univerzity Pardubice.
Uplatnění práv je bezplatné. Univerzita Pardubice může vyžadovat poplatek za vyřízení žádosti jen v případě, že žádost je zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se tatáž žádost opakuje.
Dále máte právo podat žádost, podnět či stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz.
Obecné informace o zpracování osobních údajů na Univerzitě Pardubice naleznete v dokumentu Úvodní prohlášení Univerzity Pardubice k ochraně osobních údajů | Univerzita Pardubice (upce.cz)
