v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováváním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).
1. Totožnost a kontaktní údaje správce osobních údajů a pověřence
Správcem osobních údajů podle tohoto souhlasu je Univerzita Pardubice, Studentská 95, 532 10 Pardubice, Česká republika, https://www.upce.cz/.
Kontaktní údaje správce:
- telefon: +420 466 036 111,
- e-mail: podatelna@upce.cz,
- web: www.upce.cz,
- ID datové schránky: f5vj9hu.
Kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů:
- telefon: 466 036 426,
- e-mail: dpo@upce.cz
K poskytnutým osobním údajům má v rámci Univerzity Pardubice přístup omezený počet zaměstnanců, u nichž přístup k poskytnutým osobním údajům vyplývá z jejich pracovního zařazení. Zaměstnanci, kteří se na zpracování vašich osobních údajů jakkoliv podílí, jsou povinni zachovávat o nich mlčenlivost.
3. Kategorie zpracovávaných osobních údajů a zdroje osobních údajů
Univerzita Pardubice zpracovává tyto kategorie osobní údajů studentů:
- identifikační údaje (jméno, příjmení, případně tituly, rodné příjmení, stav, datum narození, rodné číslo, místo narození, státní občanství, číslo osobního dokladu, podpis, číslo studenta z IS STAG);
- kontaktní údaje (adresa místa trvalého pobytu, adresa místa hlášeného pobytu v ČR, ID datové schránky, soukromá e-mailová adresa, univerzitní e-mailová adresa, telefonní číslo);
- studijní údaje (údaje vztahující se ke studiu na Univerzitě Pardubice, tj. studijní program a jeho průběh, záznamy o studiu, průběh studia, studijní výsledky, závěrečné práce, praxe, studijní výjezdy, předchozí studia, číslo diplomu atp.);
- popisné údaje (věk, pohlaví, fotka, údaje o předchozím vzdělání, v případě ověření totožnosti přes službu ZignSec dočasná obrazová kopie průkazu totožnosti);
- ekonomické údaje (zejm. číslo bankovního účtu, údaje potřebné k řízení o přiznání některých stipendií, např. sociálního, ubytovacího atp.);
- informace o zdravotním stavu (v případě studentů se specifickými vzdělávacími potřebami, kteří požádají o kompenzační opatření, lékařské posudky v případě požadavků na zdravotní způsobilost u některých studijních programů);
- provozní a lokační údaje (např. údaje o přístupu do prostor s omezeným přístupem, záznamy z kamerových systémů, údaje o využití informačních systémů);
- další údaje (např. důkazní materiál ve spisech různých správních řízení vedených podle zákona o vysokých školách, publikační činnost během studia, údaje vzniklé při vzájemné komunikaci atp.).
Zdrojem zpracovávaných osobních údajů je přímo subjekt údajů, který je Univerzitě Pardubice poskytuje v přihlášce ke studiu, při zápisu do studia, během studia v IS STAG a dalších provozních informačních systémech Univerzity Pardubice, v různých žádostech a řízeních v průběhu studia.
4. Právní základ ke zpracování osobních údajů
Univerzita Pardubice zpracovává osobní údaje studentů na základě těchto právních titulů:
- Souhlas subjektu údajů
Zpracování probíhá jen v případě, kdy nám udělíte s tímto zpracováním svůj souhlas. Jde např. o souhlas se zpracováním soukromé e-mailové adresy, souhlas s distribucí osobních údajů v informačních systémech Univerzity Pardubice atp.
- Plnění smlouvy
Zpracování osobních údajů probíhá na základě smlouvy, kterou s Univerzitou Pardubice uzavřete. Tento právní základ se uplatní např. při uzavření smlouvy o ubytování na kolejích, v případě stravování v menze, při využívání služeb vydavatelství, při půjčování knih z knihovny atp.
- Splnění právní povinnosti správce
Univerzita Pardubice je povinna zpracovávat Vaše osobní údaje vždy, pokud jí to nařizují právní předpisy, nejčastěji zákon č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (uskutečňování studijních programů, evidence studentů v matrice studentů atp.).
V případě zahraničních studentů dochází na základě tohoto právního titulu k plnění oznamovací povinnosti vůči orgánům veřejné moci podle zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky a o změně a některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Dále může ke zpracování osobních údajů docházet např. podle zákona č. 130/2002 Sb., o podpoře výzkumu a vývoje z veřejných prostředků a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o podpoře výzkumu a vývoje), ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 181/2014 Sb., o kybernetické bezpečnosti, ve znění pozdějších předpisů, vyhlášky č. 277/2016 Sb., o předávání statistických údajů vysokými školami, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 477/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů atp.
- Plnění úkolu správce při výkonu veřejné moci
Pokud vůči studentům Univerzita Pardubice vystupuje jako tzv. orgán veřejné moci, dochází ke zpracování osobních údajů na základě tohoto právního titulu. Jedná se o různá řízení podle zákona o vysokých školách a zákona č. 500/2004 Sb., správního řádu, ve znění pozdějších předpisů, tj. přijímání ke studiu, zápis do studia, přerušení studia, ukončení studia, vyměřování poplatků spojených se studiem, přiznávání stipendií a další řízení podle § 68 zákona o vysokých školách, řízení o disciplinárním přestupku, vydávání dokladů o studiu atp.
- Oprávněné zájmy správce
- vedení matriky studentů podle § 88 a násl. zákona o vysokých školách;
Oprávněné zájmy správce spočívají zejména v ochraně majetku, v zajištění bezpečnosti počítačové sítě a informačních systémů a v uplatňování právních nároků.
Na základě tohoto právního titulu dochází ke zpracování osobních údajů (identifikační údaje, kontaktní údaje) např. při vymáhání pohledávek, vznikne-li Univerzitě Pardubice vůči studentovi pohledávka (typicky nedoplatek na kolejném).
Dále dochází na tomto právním základě ke zpracování osobních údajů (identifikační údaje, fotografie) na kartě studenta a na univerzitním intranetu.
Dalším příkladem zpracování na základě oprávněného zájmů správce je multifaktorová autentizace uživatelských účtů na Univerzitě Pardubice, kdy je k přihlášení do univerzitních systémů a k univerzitním účtům vyžadováno dodatečné ověření, např. pomocí SMS kódů zasílaných na registrované telefonní číslo.
5. Účely zpracování osobních údajů
Účely zpracování osobních údajů studentů nejčastěji souvisí s uskutečňováním studijních programů, jde zejména o:
- oznamování zahraničních studentů příslušným orgánům;
- uskutečňování vzdělávací činnosti v rámci akreditovaných studijních programů;
- přijímací řízení a organizace studia;
- vedení řízení se studenty podle zákona o vysokých školách (§ 48 a násl. a § 68 a násl. zákona o vysokých školách) a správního řádu (přijímání ke studiu, zápis do studia, přerušení studia, uznání zkoušek, přiznání stipendia, vyměření poplatku spojeného se studem, vyloučení ze studia atp.);
- výměnné pobyty a stáže;
- uskutečňování vědecko-výzkumné, vývojové, umělecké a další tvůrčí činnosti;
- pořádání konferencí, seminářů, workshopů, sportovních a kulturních akcí;
- zajištění bezpečnosti osob a majetku;
- poskytování služeb studentům (ubytování a stravování, vydavatelství a kopírovací služby, knihovní služby, psychologické poradenství atp.);
- publikační a vydavatelská činnost;
- uplatňování oprávněných zájmů správce vůči studentům (vymáhání nezaplacených poplatků za studium, nezaplaceného kolejného, způsobené škody atp.);
- zabezpečení univerzitních informačních systémů, uživatelských účtů studentů a ochrana před kyberútoky;
- přiměřená propagační činnost;
- v případě zpracování osobních údajů na základě souhlasu k účelům stanoveným v těchto souhlasech (zpracování e-mailové adresy za účelem zasílání dotazníků, souhlas s distribucí osobních údajů v univerzitních informačních systémech).
6. Doba zpracování osobních údajů
Univerzita Pardubice zpracovává osobní údaje jen po nezbytně nutnou dobu, která se řídí účelem zpracování a je dána právními předpisy a skartační lhůtou pro příslušné zpracování ve Spisovém a skartačním řádu Univerzity Pardubice.
- Příjemci osobních údajů
Příjemci osobních údajů mohou být zejména orgány veřejné moci, např. Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy, případě další úřady, soudy, policie.
Dále může správce umožnit přístup k Vašim osobním údajům jiným osobám v případě, že tyto osoby poskytují správci různé servisní služby za podmínky, že je s těmito osobami uzavřena smlouva o zpracování osobních údajů, nebo jsou smluvně zavázáni zachovávat mlčenlivost (typicky provozovatelé informačních systémů, software, platební brány, někteří poskytovatelé autentizačních služeb atp.).
Příjemcem osobních údajů mohou být dále poskytovatelé skartačních služeb, archivy, poskytovatelé praxí pro studenty, někteří poskytovatelé dotací atp., avšak vždy za podmínky dodržení pravidel zpracování osobních údajů podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů.
- Poučení subjektu údajů a jeho práva
Ve vztahu ke zpracovávaným osobním údajům můžete na Univerzitě Pardubice uplatnit následující práva:
- právo na přístup k osobním údajům,
- právo na opravu,
- právo na výmaz (právo být zapomenut),
- právo na omezení zpracování,
- právo na přenositelnost osobních údajů,
- právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování,
- právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů,
- právo nebýt předmětem rozhodnutí založeném výhradně na automatizovaném zpracování osobních údajů,
Uplatníte-li některé právo ve vztahu ke zpracovávaným osobním údajům, vyrozumíme Vás o vyřešení Vašeho požadavku bez zbytečného odkladu od doručení žádosti.
Místem pro uplatnění Vašich práv je pověřenec pro ochranu osobních údajů. Na pověřence se můžete obrátit prostřednictvím e-mailu se zaručeným elektronickým podpisem na e-mailové adrese dpo@upce.cz nebo zaslat zprávu prostřednictvím datové schránky Univerzity Pardubice (ID datové schránky: f5vj9hu). Kontaktovat jej můžete také listinnou formou na poštovní adrese Univerzity Pardubice.
Uplatnění práv je bezplatné. Univerzita Pardubice může vyžadovat poplatek za vyřízení žádosti jen v případě, že žádost je zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se tatáž žádost opakuje.
Dále máte právo podat žádost, podnět či stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz.
Obecné informace o zpracování osobních údajů na Univerzitě Pardubice naleznete zde: Úvodní prohlášení Univerzity Pardubice k ochraně osobních údajů | Univerzita Pardubice (upce.cz).
