Před výjezdem

Krok 1 - výběr zahraniční univerzity

Kde je možné výukový pobyt uskutečnit?

Mobilita akademických pracovníků, resp. výukový pobyt v rámci programu Erasmus+ může proběhnout pouze na základě platné inter-institucionální dohody, v níž je sjednána doba pobytu a obor studia, v němž je mobilitu možné uskutečnit, tj. který koresponduje s náplní přednášky AP. Přehled partnerských univerzit zde.

Krok 2 - výběr akademických pracovníků

Kdo se může výukového pobytu zúčastnit?

Každý zaměstnanec VŠ instituce mající uzavřený pracovní poměr (jakýkoliv úvazek). Výukového pobytu se může účastnit i státní příslušník jiného státu, který má uzavřený pracovním poměr s vysílající VŠ v jednom ze státu zapojených do programu Erasmus+. Zaměstnanci, kteří mají uzavřenou dohodu o provedení práce (DPP) nebo dohodu o pracovní činnosti (DPČ), se výukového pobytu účastnit nemohou.

Výběr akademických pracovníků je plně v  kompetenci jednotlivých fakult, resp. příslušných proděkanů. Výběrové řízení musí být prováděno nestranně a transparentně a měla by být dána přednost akademickým pracovníkům, kteří cestují do zahraničí poprvé. Výsledky výběrových řízení jsou dokládány protokolem z výběrového řízení na konkrétní fakultě.

Krok 3 - Mobility Agreement for Teaching

Co je účelem/obsahem výjezdu?

Před výjezdem si akademický pracovník sestaví tzv. Mobility Agreement for Teaching (MAT). Tento dokument popisuje budoucí mobilitu z hlediska jejího obsahu. Součástí MAT je mj. vyjmenování konkrétních pedagogických aktivit - názvů přednášek atp. Svými podpisy na MAT obě instituce souhlasí s pedagogickými aktivitami, které budou  na zahraniční univerzitě realizovány. MAT schvaluje nejdříve  přijímající, poté vysílající instituce. Za vysílající instituci (UPa) MAT podepisuje CMM. Svůj návrh MAT tedy zaměstnanec pošle k odsouhlasení partnerské instituci a sken podepsaného MAT předá na CMM.

Pravidla pro setavení MAT:

Minimální délka výukového pobytu jsou 2 za sebou jdoucí dny, během kterých je odučeno min. 8 vyučovacích hodin.Maximální délka pak 2 měsíce, potom je počet hodin proporcionálně upraven. Obvyklou a doporučenou délkou mobility, kterou je Univerzita Pardubice schopna svým pracovníkům financovat je mobilita v délce 1 týdne, tj. 5 dní s pracovní aktivitou. Velmi doporučujeme, aby pobyt trval minimálně 5 dnů a představoval tak smysluplný příspěvek k výukovému programu a mezinárodním stykům na hostitelské instituci.

Do celkové délky vlastní mobility se nezapočítává čas na cestu. Z toho vyplývá, že datum zahájení vlastní mobility odpovídá prvnímu dni, kdy je vyžadována přítomnost účastníka v přijímající instituci a datum ukončení bude posledním dnem, kdy je vyžadována přítomnost účastníka v přijímající instituci. K celkové době trvání mobility je možné přičíst jeden den na cestu bezprostředně předcházející prvnímu dni a jeden den bezprostředně následující po posledním dni aktivity v zahraničí. Upozorňujeme, že daňové doklady resp. účtenky za cestovní náklady musí být s datem, které odpovídá nejdříve 1 dni před zahájením a nejpozději 1 dni po ukončení vlastní mobility. Počet dnů vlastné mobility jsou potvrzeny v dokumentu Confirmation of Teaching Period.

Krok 4 - Podpis účastnické smlouvy a vyplnění zahraničního cestovního příkazu

Jak je výjezd finančně zajištěn?

Podpis účastnické smlouvy

Univerzita Pardubice přiděluje finanční podporu na výukový pobyt formou cestovních náhrad na základě zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce v platném znění, část VII, hlava II. Finanční podpora je vyplácena na základě podpisu Účastnické smlouvy (viz Formuláře). Účastnickou smlouvu předvyplníte a zašlete emailem na CMM. CMM vypočítá výši Vaší finanční podpory a vyzve Vás k podpisu (US).

Vyplnění ZCP - před cestou

Finanční podpora má dvě části:
a) Finanční podpora na pobytové náklady ve formě paušální částky na dny s pracovní aktivitou. Tyto oprávněné náklady jsou vyúčtovány v ZCP jako nocležné, stravné, kapesné (max. 25%), nutné vedlejší výdaje (např. balení zavazadel), přeprava (doprava v místě pobytu - ne však přeprava na letiště v ČR,  z letiště do hotelu, ani  z hotelu na letiště a z letiště domů - viz níže). Tato část finanční podpory je poskytována na dny s pracovní aktivitou, maximálně do výše paušálních částek na jednotlivé dny (viz Tabulka přidělovaných grantů v roce 2017/2018). 

b) Finanční podpora na cestovní náklady na základě skutečně vynaložených nákladů vzniklých během cesty z výchozího bodu (místa, kde se nachází vysílající instituce nebo trvalé bydliště) do místa určení (hostitelská instituce) a zpět. V ZCP účtované jako doprava, případně přeprava ( přeprava na letiště v ČR,  z letiště do hotelu, ani  z hotelu na letiště a z letiště domů). Pro akademický rok 2017/2018 jsou pro cestovní náklady stanoveny maximální částky ve výši sazeb (viz Tabulka přidělovaných grantů) stanovených podle vzdálenosti vypočtené nástrojem EK Distance Calculator

Finanční podpora programu Erasmus+ představuje příspěvek na zvýšené náklady spojené s pobytem v zahraničí a je tedy zpravidla určena na pokrytí části nákladů souvisejících s výukovým pobytem.  Velmi doporučujeme paušální částku mírně překročit (o cca 1-2 EUR) a doplatit z fakultních zdrojů.

Další pravidla

Letenku si každý vyjíždějící AP zařizuje sám. V případě, že výjezd je nakonec z nějakého důvodu zrušen, náklady  s tím spojené přebírá fakulta/katedra. Z programu Erasmus+ není možné hradit náklady z nerealizované cesty.

Jsou dva způsoby, jak letenku uhradit:

1. letenka je součástí ZCP: zaplatíte z vlastních zdrojů - poté si částku nárokovat při vyúčtování ZCP

2. letenka není součástí ZCP -  rezervovat si letenku - poslat na CMM částku ke schválení - CMM udělá objednávku v IFIS - potvrdí emailem cenu - potvrdit rezervaci dodavateli, fakturu nechat vystavit fakturu na Univerzitu Pardubice (UPa) a doručit na CMM (stačí emailem). - CMM zařídí proplacení faktury. Ovšem aby mohla být faktura proplacena, je potřeba mít schválený cestovní příkaz. V tomto případě letenka nebude součástí cestovního příkazu ani vyúčtování.

V systému VERSO je zapotřebí uvést zdroj financování zahraniční cesty. Zakázky pro akademický rok 2017/2018 pro výjezdy uskutečněné v kalendářním roce 2018 jsou následující:

92010/46/ZG917013, typ účtu 8 Náklady NIV (příkazce V. Albrechtová) – částka v CZK odpovídající vypočtenému paušálu na pobytové náklady.

92010/13/ZG980021, typ účtu 8 Náklady NIV (příkazce V. Albrechtová) – částka v CZK odpovídající maximální částce na cestovní náklady.

V případě, že náklady na cestu překročí již před její realizací výši Erasmus grantu, je zapotřebí u zadávání zahraničního cestovního příkazu ve VERSU uvést třetí (fakultní/katedrální) zdroj, který pokryje zbylou část cestovních nákladů.

Krok 5 - Vyplacení zálohy

Při vyplacení zálohy v cizí měně budou vyplaceny pouze obchodovatelné měny, tzn. euro (EUR), americký dolar (USD), anglická libra (GBP). Výplata zálohy ostatních měn je možná po dohodě s pokladnou.

Po výjezdu

Krok 6 - Confirmation of Teaching Period

Na konci Vašeho pobytu si necháte potvrdit dokument Confirmation of Teaching Period (viz Formuláře). Dokládá dny Vašeho pobytu na hostitelské instituci a splnění závazku výuky minimálně 8 vyučovacích hodin. Dokument vyplňuje a podepisuje oprávněná osoba z přijímající instituce. Na tomto potvrzení nesmí chybět  výčet pedagogických aktivit. Originál dokumentu doručte do 5 pracovních dnů po návratu z mobility do kanceláře CMM.

Krok 7 - Vyúčtování zahraniční cesty

Po příjezdu z výukového pobytu vyplní zaměstannec v informačním systému VERSO ZCP - Vyúčtování po cestě, nejpozději do 14 dnů od svého návratu dle Směrnice o cestovních náhradách. Poté je nutné vytištěný formulář vyúčtování včetně podpisu vedoucího pracovníka a všech daňových dokladů doručit na EKO (Ing. Půlpánová), ta překontroluje správnost vyúčtování a dokladů a předá ZCP na CMM.

V případě překročení výše Erasmus grantu se doplatek řeší dodatečně buď krácením kapesného či vyřazením některých uskutečněných výdajů, nebo doplatkem z fakultní/katedrální zakázky, kdy AP zajistí podpisy příkazce a správce příslušené zakázky a dodá vyúčtování zpět na CMM k zaúčtování.

Krok 8 – Vyplnění online závěrečné zprávy

Po uzavření vyúčtování Vaší cesty bude Vaše cesta zapsána do nástroje EK Mobility Tool, odkud Vám formou odkazu  přijde na Vaši emailovou adresu výzva k vyplnění Závěrečné zprávy. Zpráva přichází z adresy: replies-will-be-discarded@ec.europa.eu  (je třeba kontrolovat i nevyžádanou poštu). Závěrečná zpráva je povinnou součástí mobility, formulář vyplňte do 14 dnů od odeslání.

Kontaktní osoba pro zaměstnanecké mobility na CMM

Mgr. Věra Albrechtová

Telefon:+420 466 036 350

E-mail: vera.albrechtova@upce.cz

Kvalifikační podmínky programu Erasmus+ pro výukové pobyty

Finanční prostředky určené na aktivitu mobilita zaměstnanců - výukové pobyty v rámci programu Erasmus budou použity v souladu s následujícími podmínkami.

A. Vyslání zaměstnance na výukový pobyt do zahraničí

1) Účel pobytu

Finanční podpora bude poskytnuta zaměstnanci, který se zúčastní výukového pobytu v zemi zapojené do programu Erasmus+[1] realizovaného v rámci inter-institucionální smlouvy uzavřené mezi vysílající a přijímající institucí. Výukový pobyt může probíhat pouze na partnerské vysokoškolské instituci sídlící v zemi zapojené do programu Erasmus+, se kterou vysílající instituce uzavřela inter-institucionální smlouvu. Vysílající i přijímající instituce musí mít držitelem Erasmus+ University Charter (ECHE).

Účelem výukového pobytu je pedagogická činnost na přijímající instituci v souladu se schváleným tzv. Mobility Agreement for Teaching. Tento dokument musí před zahájením pobytu potvrdit vysílající i přijímající instituce, které zajistí, aby byla činnost hostujícího učitele zahrnuta do některého ze studijních programů vedoucí k získání diplomu a tvořilo jeho integrální součást.

2) Podmínky pro vysílaného zaměstnance

Zaměstnanec musí mít pracovní poměr na základě pracovní smlouvy k vysílající instituci. Zaměstnanec může být občanem jakékoliv země, ale musí mít pracovní poměr na základě pracovní smlouvy uzavřený s vysílající vysokoškolskou institucí v České republice.

Zaměstnanec musí na vysílající instituci vykonávat pedagogickou činnost, kterou stanovuje jeho pracovní smlouva uzavřená s vysílající institucí.

3) Výběr zaměstnance

Výběr zaměstnance probíhá na základě předloženého výukového programu na přijímající instituci prostřednictvím transparentního výběrového řízení, jehož organizace a podmínky jsou v kompetenci vysílající instituce. Při výběru má přednost zaměstnanec, který v příslušném akademickém roce cestuje do zahraničí poprvé nebo je zaměstnanec ze znevýhodněného prostředí.

Výběrové řízení na UPCE je v kompetenci pověřených proděkanů na jednotlivých fakultách, kteří výběrové řízení vyhlašují, stanovují jeho kriteria, ručí za jeho průběh a oznamují účastníkům jeho výsledky.

Výběrové řízení je vyhlašováno minimálně jednou ročně, obvykle v červnu pro mobility v následujícím zimním semetru a v lednu pro mobility v následujícím letním semestru.

4) Délka pobytu

Minimální délka výukového pobytu jsou 2 za sebou jdoucí pracovní dny. Maximální délka pobytu je 2 měsíce. OMV hradí z prostředků programu Erasmus+ zpravidla  pobytové náklady na 5 dní ( obvykle se jedná o 5 pracovních dnů na mobilitě, nebo na 4 dny mobility a 1 den na cestu).

Bez ohledu na délku výukového pobytu je podmínkou realizovat minimálně 8 hodin výuky. Při pobytu delším než 5 pracovních dní je nezbytné proporcionální navýšení výukových hodin (počet hodin výuky = počet dní mobility*8/5).

5) Oprávněné náklady

Finanční podpora programu Erasmus+ je určena na pokrytí části nákladů souvisejících s výukovým pobytem a představuje příspěvek na  náklady spojené s pobytem v zahraničí a cestou na partnerskou instituc a zpět.

Výše finanční podpory na pobytové náklady a výše finanční podpory na cestovní náklady se řídí tabulkami platných sazeb. Pobytové náklady jsou zaměstnanci přiznány pouze na dny, kdy zaměstnanec vykonával pedagogickou činnost na přijímající instituci podle potvrzení Confirmation of Stay (Letter of Confirmation nebo obdobný dokument vystavený přijímající institucí).

Zaměstnanci UPCE jsou vysíláni na pracovní cestu na základě zákona o cestovních náhradách, jejich náklady jsou účtovány podle podle směrnice o CP. Sazby uvedené v tabulkách pro pobytové náklady a pro cestovní náklady proto představují maximální výši finanční podpory, kterou lze oskytnout ze zdrojů programu Erasmus+.  Náklady vzniklé na ZCP, které přesahují maximální částku určenou součtem sazeb, jsou hrazeny ze zdrojů vysílající fakulty.

Finanční podpora nemůže být použita k úhradě nákladů, které jsou již hrazeny z jiných akcí/programů EU.

6) Zaměstnanec bez finanční podpory (tzv. zero-grant zaměstnanec)

Výukového pobytu v rámci programu Erasmus+ se může zúčastnit i zaměstnanec, kterému není udělena finanční podpora. Takovému zaměstnanci je ale umožněno využívat všech výhod programu Erasmus+.

Pro zaměstnance bez finanční podpory platí, s výjimkou ustanovení o výši a platbě finanční podpory, všechna výše uvedená kvalifikační kriteria a pravidla vyplývající z finanční dohody. 

7) Povinnosti po návratu

Zaměstnanec musí po návratu z výukového pobytu předložit:

Potvrzení o délce výuky (Confirmation of  Stay/ Confirmation of Teaching Period apod.) potvrzené přijímající institucí obsahující minimáně jméno účastníka, datum zahájení a ukončení výuky,   informaci o počtu odučených hodin (fyzicky nebo virtuálně).

Doklady o zaplacení nákladů souvisejících s mobilitou (ubytování, jízdenky, letenky apod.), které budou součástí jeho vyúčtovaného ZCP.

Dále musí vyplnit formulář online závěrečné zprávy, jejíž odkaz bude zaměstnanci zaslán ze systému EK (tzv. Beneficiary Module) na pracovní emailovou adresu po uzavření vyúčtování zahraničního cestovního příkazu.

Zaměstnanec bude svou zahraniční zkušenost sdílet na UPCE doporučeným způsobem podle požadavků svého nadřízeného nebo koordinátora programu Erasmus.
 

B. Přijetí zahraničního odborníka do České republiky

Účelem výukového pobytu je pedagogická činnost zahraničního odborníka v přijímající instituci v České republice. Přijímající instituce zajistí, aby byla tato činnost zahrnuta do některého ze studijních programů vedoucí k získání diplomu a tvořila jeho integrální součást.

Přijímající instituce musí mít Erasmus+ University Charter.

Výukový pobyt se realizuje na základě pozvání od přijímající instituce.

Zahraniční odborník nesmí být zaměstnancem žádné partnerské instituce zapojené v programu Erasmus+ . Může však mít pracovní poměr na základě pracovní smlouvy k zahraničnímu podniku nebo může být OSVČ.

Zaměstnanec může být občanem jakékoliv země.

Délka pobytu viz bod 4.

Oprávněné náklady viz bod 5.

Finanční podpora pro přijímaného zaměstnance podniku je spravována přijímající institucí.

[1] Belgie, Bulharsko, Dánsko, Estonsko, Finsko, Francie, Chorvatsko, Irsko, Island, Itálie, Kypr, Lichtenštejnsko, Litva, Lotyšsko, Lucembursko, Maďarsko, Malta, Republika Severní Makedonie, Německo, Nizozemí, Norsko, Polsko, Portugalsko, Rakousko, Rumunsko, Řecko, Severní Makedonie, Slovensko, Slovinsko, Srbsko, Španělsko, Švédsko, Turecko,