Partnerské univerzity v programu ERASMUS+ Studijní pobyty jsou realizovány na základě interinstitucionálních dohod UPCE a partnerských univerzit, které naleznete níže. Partnerské univerzity jsou řazeny podle zemí a následně abecedně podle Erasmus kódu instituce. STAVBA HESLA: Při podávání přihlášky na Portále si zkontrolujte, aby se shodoval Erasmus kód vámi vybrané univerzity zde s Erasmus kódem v nabídce výjezdu na Portále. Erasmus kód naleznete po rozkliknutí nabídky výjezdu. ----------------------------------------------------------------------------------------------- Partner universities for Erasmus Study Stay within program Erasmus+ Study stays can be realized within inter-intitucional agreements between UPCE and partner universities, which you can find below. The partner universities are sorted by country and then alphabetically according to the institution's Erasmus code. BUILD PASSWORD: !!!When submitting your application on the Portal, check that the Erasmus code of the university you have chosen here matches the Erasmus code in the departure offer on the Portal. You can find the Erasmus code after clicking on the trip offer!!! | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Belgie 
Bulharsko 
Dánsko 
Estonsko
Finsko 
Francie 
Chorvatsko 
Irsko
Island 
Itálie
Kypr 
Lotyšsko 
Maďarsko 
Makedonie
Německo 
Nizozemí 
Norsko 
Polsko 
Portugalsko 
Rakousko
Rumusko 
Řecko 
Slovensko
Slovinsko 
Srbsko
Španělsko
Švýcarsko - nyní nelze vyjíždět v rámci programu Erasmus, ale lze požádat o financování z programu SEMP
TureckoKrok 1 – Mohu se zúčastnit?
Mobilita školení (staff training) je určena
- zaměstnancům VŠ instituce, kteří s ní mají uzavřený pracovní poměr (jakýkoliv úvazek)
- především administrativním pracovníkům, ale ani akademický pracovník není z této aktivity vyloučen.
Školení se může účastnit i státní příslušník státu zapojeného do programu Erasmus+ nebo jiného státu, ale s uzavřeným pracovním poměrem s vysílající VŠ v jednom ze státu zapojených do programu Erasmus+ (vlastnící Erasmus+ University Charter)!
Výběrové řízení je na fakultách v gesci odpovědného proděkana, na centrálních útvarech v gesci odpovědného prorektora.
Krok 2 – Je staff mobilita vhodná pro můj výjezd?
Náplní staff trainingu bývá nejčastěji
- program pozorování zkušeného pracovníka na obdobné pracovní pozici (job-shadowing)
- workshop
- jazykový kurz
- studijní návštěva
- účast na staff weeku
Krok 3 - Mobility Agreement for Training (dohoda o náplni a termínu mobilitu)
Před výjezdem si zaměstnanec sestaví tzv. Mobility Agreement for Training (MAT). MAT popisuje budoucí mobilitu z hlediska jejího obsahu. Součástí MAT je mj. vyjmenování konkrétních aktivit a jejich přidané hodnoty pro zapojené instituce. Svými podpisy na MAT obě instituce (vysílající = UPCE i přijímající = partnerská uni) souhlasí s aktivitami, které budou na zahraniční univerzitě realizovány. MAT obvykle schvaluje nejdříve přijímající, poté vysílající instituce. Za vysílající instituci (UPCE) MAT podepisuje pověřená osoba na fakultě (odpovědný proděkan nebo Erasmus koordinátor) a poté koordinátor OMV. Svůj návrh MAT tedy zaměstnanec pošle k odsouhlasení partnerské instituci a sken se všemi podpisy zašle na OMV.
Pravidla pro sestavení MAT:
Minimální délka výukového pobytu jsou 2 za sebou jdoucí dny, maximální délka pak 2 měsíce. Obvyklou a doporučenou délkou mobility, kterou UPCE financuje z rektorátních zdrojů, je mobilita v délce 1 týdne, tj. 5 dní s pracovní aktivitou, nebo 4 dny mobility a 1 den na cestu, nebo 3 dny mobility a 2 dny na cestu.
Do celkové délky vlastní mobility se nezapočítává čas na cestu. Datum zahájení mobility odpovídá prvnímu dni, kdy je vyžadována přítomnost účastníka v přijímající instituci, a datum ukončení mobility je poslední den, kdy je vyžadována přítomnost účastníka v přijímající instituci. K celkové době trvání mobility je možné přičíst jeden den na cestu bezprostředně předcházející prvnímu dni a jeden den bezprostředně následující po posledním dni aktivity v zahraničí. Doklady a účtenky za cestovní náklady musí být s datem, které odpovídá nejdříve 1 nebo 2 dny před zahájením a nejpozději 1- 2 dny po ukončení vlastní mobility. Počet dnů realizovaných dnů s pracovní aktivitou jsou potvrzeny v dokumentu Confirmation of Training Period.
Krok 4 - Účastnická smlouva (smluvní a finanční zajištění mobility)
Účastnická smlouva stanovuje povinnosti účastníka vůči vysílající instituci a podmínky, jejichž splnění ho opravňuje k čerpání Erasmus grantu. Účastnickou smlouvu předvyplníte a zašlete emailem koordinátorce na OMV. Ta potvrdí výši Vaší finanční podpory a vyzve Vás k podpisu smlouvy.
Po podpisu Účastnické smlouvy Vám může být vyplacena finanční podpora. UPCE přiděluje finanční podporu na zaměstnaneckou mobilitu formou cestovních náhrad na základě zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce v platném znění, část VII, hlava II.
Krok 5 - Příprava a schválení zahraničního cestovního příkazu (ZCP) před cestou
Finanční podpora má dvě části:
a) Finanční podpora na pobytové náklady ve formě paušální částky na dny s pracovní aktivitou. Tyto oprávněné náklady jsou vyúčtovány v ZCP jako nocležné, stravné, kapesné (max. 20%), nutné vedlejší výdaje (např. balení zavazadel), přeprava (doprava v místě pobytu - ne však přeprava na letiště v ČR, z letiště do hotelu, ani z hotelu na letiště a z letiště domů - viz níže). Tato část finanční podpory je poskytována na dny s pracovní aktivitou, maximálně do výše paušálních částek na jednotlivé dny - viz Tabulka přidělovaných grantů pro mobility z Výzvy 2023.
b) Finanční podpora na cestovní náklady na základě skutečně vynaložených nákladů vzniklých během cesty z výchozího bodu (místa, kde se nachází vysílající instituce nebo trvalé bydliště) do místa určení (hostitelská instituce) a zpět. V ZCP účtované jako doprava, případně přeprava (přeprava na letiště v ČR, z letiště do hotelu, ani z hotelu na letiště a z letiště domů). Pro cestovní náklady stanoveny příspěvky ve výši částky stanovené podle vzdálenosti vypočtené nástrojem EK Distance Calculator.
Cestu (letenku, ubytování apod.) si zajišťuje každý účastník podle zvyklostí na vysílající fakultě/pracovišti - sám nebo s podporou pověřeného pracovníka na jeho pracovišti. V případě, že výjezd je nakonec z nějakého důvodu zrušen, náklady s tím spojené přebírá fakulta/pracoviště. Z programu Erasmus+ není možné hradit náklady z nerealizované cesty.
Náklady vzniklé před cestou (letenka, jízdenka, hotel) lze uhradit dvěma způsoby:
- budou součástí ZCP: zaplatíte z vlastních zdrojů, poté si částku nárokujete při vyúčtování ZCP proti vyplacené záloze
- nejsou součástí ZCP: provedete rezervaci letenky, hotelu - připravíte objednávku v IFIS - potvrdíte rezervaci dodavateli, fakturu s číslem objednávky necháte vystavit na Univerzitu Pardubice.
Pokud náklady na cestu překročí maximální výši Erasmus grantu určenou součtem sazby na 5 dní v cílové zemi a sazby dle distance kalkulátoru, je zapotřebí u zadávání zahraničního cestovního příkazu nebo při objednávce mimo ZCP uvést další (fakultní/katedrální) zdroj, který pokryje část nákladů přesahující maximální výši poskytnutého grantu.
Výdaje spojené s cestou autem proplaceny pouze do výše ceny za veřejnou dopravu (jízdenka na vlak, autobus, letenka-nejlevnější varianta) s tím, že může být uhrazena pouze 1 jízdenka bez ohledu na počet lidí cestujících stejným vozidlem. Při pořizování ZCP v systému Verso musí být zažádáno o AUVD - auto za cenu veřejné dopravy (tzn. nebudou uvedeny výdaje za pohonné hmoty a základní náhrada).
Při vyplacení zálohy v cizí měně budou vyplaceny pouze obchodovatelné měny, tzn. euro (EUR), americký dolar (USD). Výplata zálohy ostatních měn je možná po dohodě s pokladnou.
Kontaktní osobou pro konzultace uznatelných nákladů na cestu je Ing. Kateřina Pešková.
V ZS 24/25 čerpejte prosím ze zakázky 94100/46/ZG902314 (typ účtu - náklady NIV, příkazce K. Pešková, V. Albrechtová)
Krok 6 - Povinnosti účastníka po příjezdu z mobility
- Předložit Confirmation of Training Period
Na konci pobytu si zaměstnanec nechá ze strany přijímací instituce potvrdit dokument Confirmation of Training Period . Dokládá skutečné dny pobytu na hostitelské/přijímající instituci. Dokument vyplňuje a podepisuje oprávněná osoba z přijímající instituce. Originál dokumentu doručí do 5 pracovních dnů po návratu z mobility do kanceláře OMV nebo jako přílohu k vyúčtovanému ZCP.
- Vyplnit online závěrečnou zprávu v systému Beneficiary Module
každá mobilita je zapsána do nástroje EK Beneficiary module, odkud zaměstnanec dostane do své emailové schránky výzvu a odkaz k vyplnění Participant Survey. Závěrečná zpráva je povinnou součástí mobility, formulář je třeba vyplnit do 14 dnů od odeslání.
- Vyúčtovat ZCP
Po příjezdu z výukového pobytu zaměstnanec vyúčtuje v systému VERSO ZCP - Vyúčtování po cestě, nejpozději do 14 dnů od svého návratu dle Směrnice o cestovních náhradách. Vytištěný formulář vyúčtování ZCP včetně podpisu vedoucího pracovníka a všech daňových dokladů doručí na EkO (Ing. Půlpánová), ta překontroluje správnost vyúčtování a dokladů a předá ZCP na OMV.
V případě překročení výše Erasmus grantu se doplatek řeší dodatečně buď krácením kapesného či vyřazením některých uskutečněných výdajů, nebo doplatkem z fakultní/katedrální zakázky, kdy AP zajistí podpisy příkazce a správce příslušené zakázky a dodá vyúčtování zpět na OMV k rozúčtování.
- Poskytnout zpětnou vazbu z mobility
Zaměstnanec informuje o realizované mobilitě svého nadřízeného, kolegy a pracovníky OMV. Vhodnou formou se podílí na další diseminaci výsledků své mobility a propagaci programu směrem ke kolegům a/nebo studentům.
Kontaktní osobou pro školení zaměstnanců je
Mgr. Věra Albrechtová
Telefon:+420 466 036 350
E-mail: vera.albrechtova@upce.cz
Kontaktní osobou pro finanční záležitosti, ZCP a letenky je
Ing. Kateřina Pešková
Telefon:+420 466 036 725
E-mail: katerina.peskova@upce.cz
Staff training (školení zaměstnanců) v rámci programu Erasmus
1) Účel a místo pobytu
Účelem pobytu na školení je získání nových vědomostí a dovedností a výměna zkušeností během praktického školení, studijní návštěvy, stínování nebo jiných forem školení v souladu s pracovním programem školení. Pracovní program je popsán na Mobility agreement for Training (MAT), před zahájením pobytu musí být schválen a potvrzen na UPCE (vysílající instituce) i v přijímající instituci/organizaci.
Přijímající instituce/organizace musí sídlit v zemi zapojené do programu Erasmus+.
2) Způsobilí účastníci
Vyslaný zaměstnanec musí mít na UPCE sjednán pracovní poměr na základě pracovní smlouvy. Může zde vykonávat pedagogickou, vědeckou, výzkumnou, vývojovou, uměleckou, administrativní a jinou činnost, kterou stanovuje jeho pracovní smlouva uzavřená s vysílající institucí.
Zaměstnanec může být občanem jakékoliv země, rozhodující je, že je zaměstnancem UPCE. Zaměstnance nelze vyslat na školení do země jeho trvalého pobytu.
3) Výběr zaměstnance
Výběr zaměstnance probíhá na základě předloženého pracovního programu školení na přijímající instituci/organizaci prostřednictvím transparentního výběrového řízení, jehož organizace a podmínky jsou na UPCE v kompetenci příslušných proděkanů jednotlivých fakult (resp. prorektora v případě centrálních útvarů UPCE).
Při výběru bude dána přednost zaměstnanci, který v příslušném akademickém roce cestuje do zahraničí poprvé nebo má omezené příležitosti pro výjezd. Výsledky výběrového řízení budou doloženy protokolem z výběrového řízení podepsaným příslušným proděkanem (prorektorem).
4) Délka pobytu
Minimální délka školení jsou 2 za sebou jdoucí dny, maximální délka pobytu jsou 2 měsíce.
5) Finanční podpora
Finanční podpora programu Erasmus+ je určena na pokrytí části nákladů souvisejících s výukovým pobytem a představuje příspěvek na náklady spojené s pobytem v zahraničí a cestou na partnerskou instituci a zpět.
Výše finanční podpory na pobytové náklady a výše finanční podpory na cestovní náklady se řídí tabulkami platných sazeb. Pobytové náklady jsou zaměstnanci přiznány pouze na dny, kdy se zaměstnanec školil na přijímající instituci podle potvrzení Confirmation of training period (Letter of Confirmation nebo obdobný dokument vystavený přijímající institucí) a maximálně 2 dny na cestu, za podmínky že tyto těsně předcházejí vlastnímu zahájení a ukončení mobility. OMV hradí z prostředků programu Erasmus+ zpravidla pobytové náklady na 5 dní ( obvykle se jedná o 5 pracovních dnů na mobilitě, nebo na 4 dny mobility a 1 den na cestu, nebo 3 dny mobility a 2 dny na cestu).
Zaměstnanci UPCE jsou vysíláni na pracovní cestu na základě zákona o cestovních náhradách, jejich náklady jsou účtovány podle podle směrnice o CP. Sazby uvedené v tabulkách pro pobytové náklady a pro cestovní náklady proto představují maximální výši finanční podpory, kterou lze oskytnout ze zdrojů programu Erasmus+. Náklady vzniklé na ZCP, které přesahují maximální částku určenou součtem sazeb, jsou hrazeny ze zdrojů vysílající fakulty.
Finanční podpora nemůže být použita k úhradě nákladů, které jsou již hrazeny z jiných akcí/programů EU.
6) Zaměstnanec bez finanční podpory (tzv. zero-grant zaměstnanec)
Staff trainingu v rámci programu Erasmus+ se může zúčastnit i zaměstnanec, kterému není udělena finanční podpora. Takovému zaměstnanci je ale umožněno využívat všech výhod programu Erasmus+. Pro zaměstnance bez finanční podpory platí, s výjimkou ustanovení o finanční podpoře, všechna výše uvedená kvalifikační kritéria a pravidla vyplývající z finanční dohody.
7) Povinnosti po návratu
Zaměstnanec po návratu ze školení předkládá
- potvrzení o délce školení potvrzené přijímající institucí/organizací obsahující jméno účastníka a datum zahájení a ukončení školení
- vyplňuje online formulář závěrečné zprávy z nástroje EK - beneficiary module a další zprávy dle požadavku fakulty
- vyúčtování zahraničního cestovního příkazu
- na vyzvání se účastní diseminačních aktivit organizovaných na UPCE
Aktuální nabídky International weeks naleznete na http://staffmobility.eu/staff-week-search
PŘED výjezdem
Krok 1 - výběr zahraniční univerzity: Kde je možné výukový pobyt uskutečnit?
Mobilita akademických pracovníků, resp. výukový pobyt v rámci programu Erasmus+ může proběhnout pouze na těch partnerských institucích, se kterým má UPCE platnou inter-institucionální smlouvu, v níž je sjednána doba pobytu a obor studia, v němž je mobilitu možné uskutečnit a který koresponduje s náplní výuky realizované na vysílající instituci. Informujte se u fakultního koordinátora mobilit.
Krok 2 - výběrové řízení : Kdo a jak se může výukového pobytu zúčastnit?
Výukového pobytu se může účastnit každý zaměstnanec UPCE mající uzavřený pracovní poměr (jakýkoliv úvazek) bez ohledu na jeho státní příslušnost.
Výběr akademických pracovníků je v kompetenci jednotlivých fakult, pověřených proděkanů. Výběrové řízení musí být prováděno nestranně a transparentně a měla by být dána přednost akademickým pracovníkům, kteří cestují do zahraničí poprvé. Výsledky výběrových řízení jsou dokládány protokolem z výběrového řízení na konkrétní fakultě, obvykle dvakrát ročně: v červnu pro výjezdy v zimním semestru následujícího AR a v prosinci nebo lednu pro výjezdy v letním semestru běžícího AR.
Krok 3 - Mobility Agreement for Teaching: Co je náplní výjezdu?
Před výjezdem si akademický pracovník sestaví tzv. Mobility Agreement for Teaching (MAT). MAT popisuje budoucí mobilitu z hlediska jejího obsahu. Součástí MAT je mj. vyjmenování konkrétních pedagogických aktivit - názvů přednášek atp. Svými podpisy na MAT obě instituce (vysílající = UPCE i přijímající = partnerská uni) souhlasí s pedagogickými aktivitami, které budou na zahraniční univerzitě realizovány. MAT obvykle schvaluje nejdříve přijímající, poté vysílající instituce. Za vysílající instituci (UPCE) MAT podepisuje pověřená osoba na fakultě (odpovědný proděkan nebo Erasmus koordinátor) a poté koordinátor OMV. Svůj návrh MAT tedy zaměstnanec pošle k odsouhlasení partnerské instituci a sken se všemi podpisy zašle na OMV/ Mezinárodní vztahy.
Pravidla pro sestavení MAT:
Minimální délka výukového pobytu jsou 2 za sebou jdoucí dny, během kterých je odučeno min. 8 vyučovacích hodin. Maximální délka pak 2 měsíce, potom je počet hodin proporcionálně upraven. Obvyklou a doporučenou délkou mobility, kterou UPCE financuje z rektorátních zdrojů, je mobilita v délce 1 týdne, tj. 5 dní s pracovní aktivitou, nebo 4 dny mobility a 1 den na cestu, nebo 3 dny mobility a 2 dny na cestu.
Do celkové délky vlastní mobility se nezapočítává čas na cestu. Datum zahájení mobility odpovídá prvnímu dni, kdy je vyžadována přítomnost účastníka v přijímající instituci, a datum ukončení mobility je poslední den, kdy je vyžadována přítomnost účastníka v přijímající instituci. K celkové době trvání mobility je možné přičíst jeden den na cestu bezprostředně předcházející prvnímu dni a jeden den bezprostředně následující po posledním dni aktivity v zahraničí. Doklady a účtenky za cestovní náklady musí být s datem, které odpovídá nejdříve 1 nebo 2 dni před zahájením a nejpozději 1 dni po ukončení vlastní mobility. Počet dnů realizovaných dnů s pracovní aktivitou a počet odučených hodin jsou potvrzeny v dokumentu Confirmation of Teaching Period.
Jak je výjezd smluvně a finančně zajištěn?
Krok 4 - Podpis účastnické smlouvy:
Účastnická smlouva stanovuje Vaše povinnosti vůči vysílající instituci a podmínky, jejichž splnění Vás opravňuje k čerpání Erasmus grantu. Účastnickou smlouvu předvyplníte a zašlete emailem koordinátorce na OMV. Ta potvrdí výši Vaší finanční podpory a vyzve Vás k podpisu smlouvy.
Po podpisu Účastnické smlouvy Vám může být vyplacena finanční podpora. UPCE přiděluje finanční podporu na zaměstnaneckou mobilitu formou cestovních náhrad na základě zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce v platném znění, část VII, hlava II.
Krok 5 - Příprava a schválení zahraničního cestovního příkazu (ZCP) před cestou
Finanční podpora má dvě části:
a) Finanční podpora na pobytové náklady ve formě paušální částky na dny s pracovní aktivitou. Tyto oprávněné náklady jsou vyúčtovány v ZCP jako nocležné, stravné, kapesné (max. 20%), nutné vedlejší výdaje (např. balení zavazadel), přeprava (doprava v místě pobytu - ne však přeprava na letiště v ČR, z letiště do hotelu, ani z hotelu na letiště a z letiště domů - viz níže). Tato část finanční podpory je poskytována na dny s pracovní aktivitou, maximálně do výše paušálních částek na jednotlivé dny - viz Tabulka přidělovaných grantů pro mobility z Výzvy 2023.
b) Finanční podpora na cestovní náklady na základě skutečně vynaložených nákladů vzniklých během cesty z výchozího bodu (místa, kde se nachází vysílající instituce nebo trvalé bydliště) do místa určení (hostitelská instituce) a zpět. V ZCP účtované jako doprava, případně přeprava (přeprava na letiště v ČR, z letiště do hotelu, ani z hotelu na letiště a z letiště domů). Pro cestovní náklady stanoveny příspěvky ve výši částky stanovené podle vzdálenosti vypočtené nástrojem EK Distance Calculator.
Cestu (letenku, ubytování apod.) si zajišťuje každý účastník podle zvyklostí na vysílající fakultě/pracovišti - sám nebo s podporou pověřeného pracovníka na jeho pracovišti. V případě, že výjezd je nakonec z nějakého důvodu zrušen, náklady s tím spojené přebírá fakulta/pracoviště. Z programu Erasmus+ není možné hradit náklady z nerealizované cesty.
Náklady vzniklé před cestou (letenka, jízdenka, hotel) lze uhradit dvěma způsoby:
- budou součástí ZCP: zaplatíte z vlastních zdrojů, poté si částku nárokujete při vyúčtování ZCP proti vyplacené záloze
- nejsou součástí ZCP: provedete rezervaci letenky, hotelu - připravíte objednávku v IFIS - potvrdíte rezervaci dodavateli, fakturu s číslem objednávky necháte vystavit na Univerzitu Pardubice.
Pokud náklady na cestu překročí maximální výši Erasmus grantu určenou součtem sazby na 5 dní v cílové zemi a sazby dle distance kalkulátoru, je zapotřebí u zadávání zahraničního cestovního příkazu nebo při objednávce mimo ZCP uvést další (fakultní/katedrální) zdroj, který pokryje část nákladů přesahující maximální výši poskytnutého grantu.
Výdaje spojené s cestou autem proplaceny pouze do výše ceny za veřejnou dopravu (jízdenka na vlak, autobus, letenka-nejlevnější varianta) s tím, že může být uhrazena pouze 1 jízdenka bez ohledu na počet lidí cestujících stejným vozidlem. Při pořizování ZCP v systému Verso musí být zažádáno o AUVD - auto za cenu veřejné dopravy (tzn. nebudou uvedeny výdaje za pohonné hmoty a základní náhrada).
Při vyplacení zálohy v cizí měně budou vyplaceny pouze obchodovatelné měny, tzn. euro (EUR), americký dolar (USD). Výplata zálohy ostatních měn je možná po dohodě s pokladnou.
Kontaktní osobou pro konzultace uznatelných nákladů na cestu je Ing. Kateřina Pešková.
V ZS 24/25 čerpejte prosím ze zakázky 94100/46/ZG902313 (typ účtu - náklady NIV, příkazce K. Pešková, V. Albrechtová)
PO VÝJEZDU. Jaké povinnosti má zaměstnanec po návratu z mobility?
Krok 6 - Předložit Confirmation of Teaching Period
Na konci pobytu si zaměstnanec nechá ze strany přijímací instituce potvrdit dokument Confirmation of Teaching Period . Dokládá skutečné dny pobytu na hostitelské instituci a splnění závazku výuky minimálně 8 vyučovacích hodin. Dokument vyplňuje a podepisuje oprávněná osoba z přijímající instituce. Na tomto potvrzení nesmí chybět výčet pedagogických a dalších aktivit. Originál dokumentu doručí do 5 pracovních dnů po návratu z mobility do kanceláře OMV nebo jako přílohu k vyúčtovanému ZCP.
Krok 7 - Vyúčtovat ZCP
Po příjezdu z výukového pobytu zaměstnanec vyúčtuje v systému VERSO ZCP - Vyúčtování po cestě, nejpozději do 14 dnů od svého návratu dle Směrnice o cestovních náhradách. Vytištěný formulář vyúčtování ZCP včetně podpisu vedoucího pracovníka a všech daňových dokladů doručí na EkO (Ing. Půlpánová), ta překontroluje správnost vyúčtování a dokladů a předá ZCP na OMV.
V případě překročení výše Erasmus grantu se doplatek řeší dodatečně buď krácením kapesného či vyřazením některých uskutečněných výdajů, nebo doplatkem z fakultní/katedrální zakázky, kdy AP zajistí podpisy příkazce a správce příslušené zakázky a dodá vyúčtování zpět na OMV k rozúčtování.
Krok 8 – Vyplnit online závěrečnou zprávu v systému Beneficiary Module
každá mobilita je zapsána do nástroje EK Beneficiary module, odkud zaměstnanec dostane do své emailové schránky výzvu a odkaz k vyplnění Participant Survey. Závěrečná zpráva je povinnou součástí mobility, formulář je třeba vyplnit do 14 dnů od odeslání.
Krok 9 – Poskytnout zpětnou vazbu z mobility
Zaměstnanec informuje o realizované mobilitě svého nadřízeného, kolegy a pracovníky OMV. Vhodnou formou se podílí na další diseminaci výsledků své mobility a propagaci programu směrem ke studentům.
Kontaktní osoba pro výjezdy zaměstnanců na OMV
Mgr. Věra Albrechtová
Telefon:+420 466 036 350
E-mail: vera.albrechtova@upce.cz
Kontaktní osoba pro finanční záležitosti
Ing. Kateřina Pešková
Telefon:+420 466 036 725
E-mail: katerina.peskova@upce.cz
Před výjezdem
Krok 1 - výběr zahraniční univerzity
Kde je možné výukový pobyt uskutečnit?
Mobilita akademických pracovníků, resp. výukový pobyt v rámci programu Erasmus+ může proběhnout pouze na základě platné inter-institucionální dohody, v níž je sjednána doba pobytu a obor studia, v němž je mobilitu možné uskutečnit, tj. který koresponduje s náplní přednášky AP. Přehled partnerských univerzit zde.
Krok 2 - výběr akademických pracovníků
Kdo se může výukového pobytu zúčastnit?
Každý zaměstnanec VŠ instituce mající uzavřený pracovní poměr (jakýkoliv úvazek). Výukového pobytu se může účastnit i státní příslušník jiného státu, který má uzavřený pracovním poměr s vysílající VŠ v jednom ze státu zapojených do programu Erasmus+. Zaměstnanci, kteří mají uzavřenou dohodu o provedení práce (DPP) nebo dohodu o pracovní činnosti (DPČ), se výukového pobytu účastnit nemohou.
Výběr akademických pracovníků je plně v kompetenci jednotlivých fakult, resp. příslušných proděkanů. Výběrové řízení musí být prováděno nestranně a transparentně a měla by být dána přednost akademickým pracovníkům, kteří cestují do zahraničí poprvé. Výsledky výběrových řízení jsou dokládány protokolem z výběrového řízení na konkrétní fakultě.
Krok 3 - Mobility Agreement for Teaching
Co je účelem/obsahem výjezdu?
Před výjezdem si akademický pracovník sestaví tzv. Mobility Agreement for Teaching (MAT). Tento dokument popisuje budoucí mobilitu z hlediska jejího obsahu. Součástí MAT je mj. vyjmenování konkrétních pedagogických aktivit - názvů přednášek atp. Svými podpisy na MAT obě instituce souhlasí s pedagogickými aktivitami, které budou na zahraniční univerzitě realizovány. MAT schvaluje nejdříve přijímající, poté vysílající instituce. Za vysílající instituci (UPa) MAT podepisuje CMM. Svůj návrh MAT tedy zaměstnanec pošle k odsouhlasení partnerské instituci a sken podepsaného MAT předá na CMM.
Pravidla pro setavení MAT:
Minimální délka výukového pobytu jsou 2 za sebou jdoucí dny, během kterých je odučeno min. 8 vyučovacích hodin.Maximální délka pak 2 měsíce, potom je počet hodin proporcionálně upraven. Obvyklou a doporučenou délkou mobility, kterou je Univerzita Pardubice schopna svým pracovníkům financovat je mobilita v délce 1 týdne, tj. 5 dní s pracovní aktivitou. Velmi doporučujeme, aby pobyt trval minimálně 5 dnů a představoval tak smysluplný příspěvek k výukovému programu a mezinárodním stykům na hostitelské instituci.
Do celkové délky vlastní mobility se nezapočítává čas na cestu. Z toho vyplývá, že datum zahájení vlastní mobility odpovídá prvnímu dni, kdy je vyžadována přítomnost účastníka v přijímající instituci a datum ukončení bude posledním dnem, kdy je vyžadována přítomnost účastníka v přijímající instituci. K celkové době trvání mobility je možné přičíst jeden den na cestu bezprostředně předcházející prvnímu dni a jeden den bezprostředně následující po posledním dni aktivity v zahraničí. Upozorňujeme, že daňové doklady resp. účtenky za cestovní náklady musí být s datem, které odpovídá nejdříve 1 dni před zahájením a nejpozději 1 dni po ukončení vlastní mobility. Počet dnů vlastné mobility jsou potvrzeny v dokumentu Confirmation of Teaching Period.
Krok 4 - Podpis účastnické smlouvy a vyplnění zahraničního cestovního příkazu
Jak je výjezd finančně zajištěn?
Podpis účastnické smlouvy
Univerzita Pardubice přiděluje finanční podporu na výukový pobyt formou cestovních náhrad na základě zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce v platném znění, část VII, hlava II. Finanční podpora je vyplácena na základě podpisu Účastnické smlouvy (viz Formuláře). Účastnickou smlouvu předvyplníte a zašlete emailem na CMM. CMM vypočítá výši Vaší finanční podpory a vyzve Vás k podpisu (US).
Vyplnění ZCP - před cestou
Finanční podpora má dvě části:
a) Finanční podpora na pobytové náklady ve formě paušální částky na dny s pracovní aktivitou. Tyto oprávněné náklady jsou vyúčtovány v ZCP jako nocležné, stravné, kapesné (max. 25%), nutné vedlejší výdaje (např. balení zavazadel), přeprava (doprava v místě pobytu - ne však přeprava na letiště v ČR, z letiště do hotelu, ani z hotelu na letiště a z letiště domů - viz níže). Tato část finanční podpory je poskytována na dny s pracovní aktivitou, maximálně do výše paušálních částek na jednotlivé dny (viz Tabulka přidělovaných grantů v roce 2017/2018).
b) Finanční podpora na cestovní náklady na základě skutečně vynaložených nákladů vzniklých během cesty z výchozího bodu (místa, kde se nachází vysílající instituce nebo trvalé bydliště) do místa určení (hostitelská instituce) a zpět. V ZCP účtované jako doprava, případně přeprava ( přeprava na letiště v ČR, z letiště do hotelu, ani z hotelu na letiště a z letiště domů). Pro akademický rok 2017/2018 jsou pro cestovní náklady stanoveny maximální částky ve výši sazeb (viz Tabulka přidělovaných grantů) stanovených podle vzdálenosti vypočtené nástrojem EK Distance Calculator
Finanční podpora programu Erasmus+ představuje příspěvek na zvýšené náklady spojené s pobytem v zahraničí a je tedy zpravidla určena na pokrytí části nákladů souvisejících s výukovým pobytem. Velmi doporučujeme paušální částku mírně překročit (o cca 1-2 EUR) a doplatit z fakultních zdrojů.
Další pravidla
Letenku si každý vyjíždějící AP zařizuje sám. V případě, že výjezd je nakonec z nějakého důvodu zrušen, náklady s tím spojené přebírá fakulta/katedra. Z programu Erasmus+ není možné hradit náklady z nerealizované cesty.
Jsou dva způsoby, jak letenku uhradit:
-
letenka je součástí ZCP: zaplatíte z vlastních zdrojů - poté si částku nárokovat při vyúčtování ZCP
-
letenka není součástí ZCP - rezervovat si letenku - poslat na CMM částku ke schválení - CMM udělá objednávku v IFIS - potvrdí emailem cenu - potvrdit rezervaci dodavateli, fakturu nechat vystavit fakturu na Univerzitu Pardubice (UPa) a doručit na CMM (stačí emailem). - CMM zařídí proplacení faktury. Ovšem aby mohla být faktura proplacena, je potřeba mít schválený cestovní příkaz. V tomto případě letenka nebude součástí cestovního příkazu ani vyúčtování.
V systému VERSO je zapotřebí uvést zdroj financování zahraniční cesty. Zakázky pro akademický rok 2017/2018 pro výjezdy uskutečněné v kalendářním roce 2018 jsou následující:
92010/46/ZG917013, typ účtu 8 Náklady NIV (příkazce V. Albrechtová) – částka v CZK odpovídající vypočtenému paušálu na pobytové náklady.
92010/13/ZG980021, typ účtu 8 Náklady NIV (příkazce V. Albrechtová) – částka v CZK odpovídající maximální částce na cestovní náklady.
V případě, že náklady na cestu překročí již před její realizací výši Erasmus grantu, je zapotřebí u zadávání zahraničního cestovního příkazu ve VERSU uvést třetí (fakultní/katedrální) zdroj, který pokryje zbylou část cestovních nákladů.
Krok 5 - Vyplacení zálohy
Při vyplacení zálohy v cizí měně budou vyplaceny pouze obchodovatelné měny, tzn. euro (EUR), americký dolar (USD), anglická libra (GBP). Výplata zálohy ostatních měn je možná po dohodě s pokladnou.
Po výjezdu
Krok 6 - Confirmation of Teaching Period
Na konci Vašeho pobytu si necháte potvrdit dokument Confirmation of Teaching Period (viz Formuláře). Dokládá dny Vašeho pobytu na hostitelské instituci a splnění závazku výuky minimálně 8 vyučovacích hodin. Dokument vyplňuje a podepisuje oprávněná osoba z přijímající instituce. Na tomto potvrzení nesmí chybět výčet pedagogických aktivit. Originál dokumentu doručte do 5 pracovních dnů po návratu z mobility do kanceláře CMM.
Krok 7 - Vyúčtování zahraniční cesty
Po příjezdu z výukového pobytu vyplní zaměstannec v informačním systému VERSO ZCP - Vyúčtování po cestě, nejpozději do 14 dnů od svého návratu dle Směrnice o cestovních náhradách. Poté je nutné vytištěný formulář vyúčtování včetně podpisu vedoucího pracovníka a všech daňových dokladů doručit na EKO (Ing. Půlpánová), ta překontroluje správnost vyúčtování a dokladů a předá ZCP na CMM.
V případě překročení výše Erasmus grantu se doplatek řeší dodatečně buď krácením kapesného či vyřazením některých uskutečněných výdajů, nebo doplatkem z fakultní/katedrální zakázky, kdy AP zajistí podpisy příkazce a správce příslušené zakázky a dodá vyúčtování zpět na CMM k zaúčtování.
Krok 8 – Vyplnění online závěrečné zprávy
Po uzavření vyúčtování Vaší cesty bude Vaše cesta zapsána do nástroje EK Mobility Tool, odkud Vám formou odkazu přijde na Vaši emailovou adresu výzva k vyplnění Závěrečné zprávy. Zpráva přichází z adresy: replies-will-be-discarded@ec.europa.eu (je třeba kontrolovat i nevyžádanou poštu). Závěrečná zpráva je povinnou součástí mobility, formulář vyplňte do 14 dnů od odeslání.
Kontaktní osoba pro zaměstnanecké mobility na CMM
Mgr. Věra Albrechtová
Telefon:+420 466 036 350
E-mail: vera.albrechtova@upce.cz
Kvalifikační podmínky programu Erasmus+ pro výukové pobyty
Finanční prostředky určené na aktivitu mobilita zaměstnanců - výukové pobyty v rámci programu Erasmus budou použity v souladu s následujícími podmínkami.
A. Vyslání zaměstnance na výukový pobyt do zahraničí
1) Účel pobytu
Finanční podpora bude poskytnuta zaměstnanci, který se zúčastní výukového pobytu v zemi zapojené do programu Erasmus+ realizovaného v rámci inter-institucionální smlouvy uzavřené mezi vysílající a přijímající institucí. Výukový pobyt může probíhat pouze na partnerské vysokoškolské instituci sídlící v zemi zapojené do programu Erasmus+, se kterou vysílající instituce uzavřela inter-institucionální smlouvu. Vysílající i přijímající instituce musí mít držitelem Erasmus+ University Charter (ECHE).
Účelem výukového pobytu je pedagogická činnost na přijímající instituci v souladu se schváleným tzv. Mobility Agreement for Teaching. Tento dokument musí před zahájením pobytu potvrdit vysílající i přijímající instituce, které zajistí, aby byla činnost hostujícího učitele zahrnuta do některého ze studijních programů vedoucí k získání diplomu a tvořilo jeho integrální součást.
2) Podmínky pro vysílaného zaměstnance
Zaměstnanec musí mít pracovní poměr na základě pracovní smlouvy k vysílající instituci. Zaměstnanec může být občanem jakékoliv země, ale musí mít pracovní poměr na základě pracovní smlouvy uzavřený s vysílající vysokoškolskou institucí v České republice. Zaměstnance nelze vyslat do země jeho trvalého pobytu.
Zaměstnanec musí na vysílající instituci vykonávat pedagogickou činnost, kterou stanovuje jeho pracovní smlouva uzavřená s vysílající institucí.
3) Výběr zaměstnance
Výběr zaměstnance probíhá na základě předloženého výukového programu na přijímající instituci prostřednictvím transparentního výběrového řízení, jehož organizace a podmínky jsou v kompetenci vysílající instituce. Při výběru má přednost zaměstnanec, který v příslušném akademickém roce cestuje do zahraničí poprvé nebo je zaměstnanec ze znevýhodněného prostředí.
Výběrové řízení na UPCE je v kompetenci pověřených proděkanů na jednotlivých fakultách, kteří výběrové řízení vyhlašují, stanovují jeho kriteria, ručí za jeho průběh a oznamují účastníkům jeho výsledky.
Výběrové řízení je vyhlašováno minimálně jednou ročně, obvykle ale dvakrát v červnu pro mobility v následujícím zimním semetru a v lednu pro mobility v následujícím letním semestru.
4) Délka pobytu
Minimální délka výukového pobytu jsou 2 za sebou jdoucí pracovní dny. Maximální délka pobytu je 2 měsíce.
Bez ohledu na délku výukového pobytu je podmínkou realizovat minimálně 8 hodin výuky. Při pobytu delším než 5 pracovních dní je nezbytné proporcionální navýšení výukových hodin (počet hodin výuky = počet dní mobility*8/5).
5) Finanční podpora
Finanční podpora programu Erasmus+ je určena na pokrytí části nákladů souvisejících s výukovým pobytem a představuje příspěvek na náklady spojené s pobytem v zahraničí a cestou na partnerskou instituci a zpět.
Výše finanční podpory na pobytové náklady a výše finanční podpory na cestovní náklady se řídí tabulkami platných sazeb. Pobytové náklady jsou zaměstnanci přiznány pouze na dny, kdy zaměstnanec vykonával pedagogickou činnost na přijímající instituci podle potvrzení Confirmation of teaching period (Letter of Confirmation nebo obdobný dokument vystavený přijímající institucí) a maximálně 2 dny na cestu, za podmínky že tyto těsně předcházejí vlastnímu zahájení a ukončení mobility. OMV hradí z prostředků programu Erasmus+ zpravidla pobytové náklady na 5 dní ( obvykle se jedná o 5 pracovních dnů na mobilitě, nebo na 4 dny mobility a 1 den na cestu, nebo 3 dny mobility a 2 dny na cestu).
Zaměstnanci UPCE jsou vysíláni na pracovní cestu na základě zákona o cestovních náhradách, jejich náklady jsou účtovány podle podle směrnice o CP. Sazby uvedené v tabulkách pro pobytové náklady a pro cestovní náklady proto představují maximální výši finanční podpory, kterou lze oskytnout ze zdrojů programu Erasmus+. Náklady vzniklé na ZCP, které přesahují maximální částku určenou součtem sazeb, jsou hrazeny ze zdrojů vysílající fakulty.
Finanční podpora nemůže být použita k úhradě nákladů, které jsou již hrazeny z jiných akcí/programů EU.
6) Zaměstnanec bez finanční podpory (tzv. zero-grant zaměstnanec)
Výukového pobytu v rámci programu Erasmus+ se může zúčastnit i zaměstnanec, kterému není udělena finanční podpora. Takovému zaměstnanci je ale umožněno využívat všech výhod programu Erasmus+.
Pro zaměstnance bez finanční podpory platí, s výjimkou ustanovení o výši a platbě finanční podpory, všechna výše uvedená kvalifikační kriteria a pravidla vyplývající z finanční dohody.
7) Povinnosti po návratu
Zaměstnanec musí po návratu z výukového pobytu předložit:
Potvrzení o délce výuky (Confirmation of Stay/ Confirmation of Teaching Period apod.) potvrzené přijímající institucí obsahující minimáně jméno účastníka, datum zahájení a ukončení výuky, informaci o počtu odučených hodin (fyzicky nebo virtuálně).
Doklady o zaplacení nákladů souvisejících s mobilitou (ubytování, jízdenky, letenky apod.), které budou součástí jeho vyúčtovaného ZCP.
Dále musí vyplnit formulář online závěrečné zprávy, jejíž odkaz bude zaměstnanci zaslán ze systému EK (tzv. Beneficiary Module) na pracovní emailovou adresu po uzavření vyúčtování zahraničního cestovního příkazu.
Zaměstnanec bude svou zahraniční zkušenost sdílet na UPCE doporučeným způsobem podle požadavků svého nadřízeného nebo koordinátora programu Erasmus.
B. Přijetí zahraničního odborníka do České republiky
Účelem výukového pobytu je pedagogická činnost zahraničního odborníka v přijímající instituci v České republice. Přijímající instituce zajistí, aby byla tato činnost zahrnuta do některého ze studijních programů vedoucí k získání diplomu a tvořila jeho integrální součást.
Přijímající instituce musí mít Erasmus+ University Charter.
Výukový pobyt se realizuje na základě pozvání od přijímající instituce.
Zahraniční odborník nesmí být zaměstnancem žádné partnerské instituce zapojené v programu Erasmus+ . Může však mít pracovní poměr na základě pracovní smlouvy k zahraničnímu podniku nebo může být OSVČ.
Zaměstnanec může být občanem jakékoliv země.
Délka pobytu viz bod 4.
Oprávněné náklady viz bod 5.
Finanční podpora pro přijímaného zaměstnance podniku je spravována přijímající institucí.
[1] Belgie, Bulharsko, Dánsko, Estonsko, Finsko, Francie, Chorvatsko, Irsko, Island, Itálie, Kypr, Lichtenštejnsko, Litva, Lotyšsko, Lucembursko, Maďarsko, Malta, Republika Severní Makedonie, Německo, Nizozemí, Norsko, Polsko, Portugalsko, Rakousko, Rumunsko, Řecko, Severní Makedonie, Slovensko, Slovinsko, Srbsko, Španělsko, Švédsko, Turecko,
